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Automatiquement Envoyer un Email

Tip: Recevoir un Email lorsque des vieux fichiers sont détectés

Envoyer un Email pour les vieux fichiers

Utiliser l'extension Email conjointement avec la méthode de surveillance selon l'age des ficheirs ("File Age") pour recevoir des emails de notification pour les vieux fichiers - excellent pour un Workflow!

Avertir John s'il n'a pas traité le fichier et vous mettre en copie ainsi que ses collègues.

WatchDirectory utilise cette extension pour créer les emailscde notifications sur l'activité des fichiers. Vous pouvez éventuellement attacher le fichier créé ou modifié au message. L'email actuel est envoyé en utilisant le programme wdPostMan que vous configurez en utilisant l'option de menu "Affichage -> Paramétrages Email" ("View -> Email settings"). Voir Paramétrages Email pour plus d'informations.

Paramétrages de cette extension

Envoyer un email à ("Send email To") (saisissez une adresse directement)
Vous saisissez ici les adresses email des personnes qui recevront la notification. Vous saisissez une adresse dans le format
TO:NOM AFFICHE<nom@host.com>
Le "nom affiché" est optionnel, vous pouvez donc saisir
TO:<nom@host.com>
De même que vous pouvez préfixer les adresses Email avec TO: (comme ci-dessus), vous pouvez également utiliser CC: et BCC: pour des messages en "copie carbone" ("carbon copy") et en "copie cachée" ("blind carbon copy").

Voyez les paramétrages Adresses Email Avancés pour plus de possibilités.

Utiliser ce sujet("Use this subject")
Enter the subject you want to use for the email message. You can use special variables (surrounded by dollar-signs) that will be replaced at the time the message is sent. These variables are discussed below.

Tip: Send HTML formatted email

Send html formatted email

See Sending HTML email for some tips if you want to send rich formatted email.

Saisir le corps du message("Enter the message body")
Saisissez le corps que vous souhaitez utiliser pour le message email. SI vous souhaitez utiliser le contenu du fichier détecté comme corps de votre message email, utilisez cettte syntaxe:
@@@%WD_FILE%@@@
Si vous souhaitez inclure d'autres fichiers, nommez les directement simplement comme ceci:
@@@C:\Email Texts\footer.txt@@@
Vous pouvez utiliser d'autres variables (entourées par des signes dollars "$") ce qui sera remplacé au moment de l'envoi du message. Ces variables sont expliquées ci dessous.


Les Variables

Variables que vous pouvez utiliser dans le sujet et le corps du message
Le tableau ci-dessous liste des variables prédéfinies que vous pouvez utiliser.

$FN$(Nom de Fichier "File Name") Ce sera remplacé par le nom du fichier qui a causé ce message.
$FP$Ce sera remplacé par le répertoire dans lequel le fichier se trouve
$RS$Ce sera remplacé par la "raison" du message (voir les variables supplémentaires ci dessous)
$COMP$Ce sera remplacé par le nom de l'ordinateur
$DT$Ce sera remplacé par la dtae courante
$TM$Ce sera remplacé par l'heure courante

Variables Supplémentaires
Pressez le bouton "variables supplémentaires" ("additional variables"), cela ouvrira un éditeur de texte dans lequel vous pourrez saisir plus de variablles et leurs valeurs.
La variable $RS$ prendra la valeur de la variable dans ce fichier qui vérifie l'évènement fichier en cours. Par exemple, lorsqu'un nouveau fichier est détecté, la variable $RS$ aura la valeur que vous avez assigné à "FILENEW".

D'autres variables supplémentaires à utiliser
Toutes les variables qui sont disponibles dans l'extension fichier de commandes .bat peuvent également être utilisées. Notez que ces variables sont entourrées par le signe Pourcentage "%", pas le signe Dollar "$".


Fichiers Attachés

Attacher un Fichier("Attach the file")
Sélectionnez cette option si vous souhaitez attacher le fichier créé ou modifié au message.

Supprimer le fichier après avoir envoyé le message("Remove the file after sending the message")
Cette option supprimera le fichier attaché après avoir envoyé le message.

Attacher seulement des fichiers plus petits que...("Only attach files smaller than...")
Avec cette option, vous pouvez éviter d'attacher les gros fichiers. Si vous activez l'option de supprimer le fichier après l'envoi du message, et que le fichier n'est pas attaché du fait de sa taille, le fichier ne sera pas supprimé.

Encodage des messages ("Message Encoding")
Sélectionnez le mode d'encodage des messagespour vos messages email. Si votre langue utilise des caractères spéciaux, et qu'ils apparaissent comme ("garbage") dans vos votre logiciel de messagerie, essayez une de ces options d'encodage. QUOTED/Plain doivent fonctionner pour la plupart des langues européennes.


Regrouper les Emails("Combining Emails")

Si vous regroupez les Emails au format HTML, assurez-vous de la lecture des remarques sur le Regroupement des Messages Email au fomat HTML.

Regrouper les emails ("Combine emails")
Si cette tâche peut potentiellement envoyer un grand nombre d'emails, vous pourriez souhaiter regouper les messages email. L'extension Email regroupera seulement les messages lorsque les messages ont les mêmes destinataires ("TO", "CC" et "BCC") et le même expéditeur.

Regrouper les emails réinitialisent le délai ("Combining emails reset the delay period")
Si cette option est cochée, cela peut prendre longtemps avant que l'email ne soit envoyé, en fonction de l'activité dans le répertoire surveillé. Chaque évènement ficheir réinitialise le délai.
Si cette option n'est pas cochée, les emails sont toujours envoyés lorsque le délai de regroupement ("combine delay") expire.

Regrouper les emails séparément pour chaque répertoire ("Combine emails separately for each directory")
Si cette option est cochée, les emails seront regroupés séparément pour chaque sous-répertoire. Sans cette sélection tous les emails pour tous les sous-répertoires du répertoire surveillé seront regroupés.

Utiliser le texte suivant comme Introduction d'un email regroupé ("Use the following text as Intro for a combined email")
Le texte que vous saisissez sera inséré avant le texte des emails individuels (comme saisi dans la fenêtre principale).

Ajouter le texte suivant à la suite de l'email regroupé ("Append the following text after the combined email")
Le texte que vous saisissez sera ajouté après le texte des emails individuels (comme saisi dans la fenêtre principale).

Pressez Suivant pour Configurer le répertoire à surveillerSuivant